<link rel="stylesheet" href="//fonts.googleapis.com/css?family=Roboto%3A400%2C400i%2C700">ADDIO ALLA POSTA ELETTRONICA GOV: ECCO LA NUOVA PEC
POSTA ELETTRONICA GOV

ADDIO ALLA POSTA ELETTRONICA GOV: ECCO LA NUOVA PEC

La posta elettronica certificata del governo ha lasciato pieno spazio alla PEC dei gestori privati. Vi spieghiamo perché è importante averne, una come ottenerla e quali vantaggi potrete avere rispetto all’invio tradizionale.

La PEC è uno strumento oramai quasi indispensabile per poter comunicare con PA, imprese e professionisti. Vediamo insieme quali sono le ultime novità riguardanti la PEC governativa e parliamo più in generale della PEC: a cosa serve, perché utilizzarla e come creare una casella ad hoc.

La PEC, posta elettronica certificata, nasce 14 anni fa come metodo di notifica “dematerializzata” alternativa rispetto alla tradizionale raccomandata cartacea. Attualmente, la PEC è obbligatoria per aziende, pubbliche amministrazioni e professionisti.

Da stime, sappiamo che attraverso la PEC vengono veicolati più di quattro milioni di messaggi su base giornaliera (fonte AgId). In particolare, le caselle attive sono più di 9 milioni.

Un dato inatteso è rappresentato dal fatto che quasi il 40% delle caselle di posta elettronica certificata attive sono utilizzate da persone fisiche e associazioni. Nonostante i dati molto positivi, è doveroso ancora una volta spiegare e fare un resoconto sia delle caratteristiche, quindi cos’è e dove si può attivare una casella PEC.

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PEC: cos’è e quando nasce

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è nata nel 2005 con il DPR n.68 del 11/02/2005, “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” (G.U. 28 aprile 2005, n. 97). Oggi obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti, viene anche utilizzata dai cittadini in maniera sempre più preponderante. La PEC italiana consolida quindi sia il suo valore pratico ma anche legale e costituisce un servizio avanguardistico nel panorama digitale europeo.

In tal senso i servizi elettronici europei di recapito certificato sono il naturale sviluppo della Posta Elettronica Certificata (decisivo è stato il ruolo degli esperti dello European Telecommunications Standards Institute). Entro la metà di quest’anno verranno attivati nell’intera UE nell’ambito dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS).La PEC ha medesimo valore legale della classica raccomandata cartacea con avviso di avvenuta consegna; quindi consente l’opposizione a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

E voi quale gestore utilizzate per i vostri invii di Posta Elettronica Certificata?
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Le differenze rispetto alla raccomandata

La PEC è senz’altro una alternativa più economica alla raccomandata A/R tradizionale, poiché ha lo stesso valore legale. Infatti, quanto a valore giuridico ha la stessa efficacia, se non maggiore, rispetto alla notifica a mezzo posta con l’evidente vantaggio che per spedire un messaggio tramite PEC non serve uscire di casa o dall’ufficio per recarsi all’ufficio postale.

Per utilizzare la PEC non occorre l’uso di alcun dispositivo hardware particolare. Non sono necessarie né chiavette USB per firma digitale, né smart card. La certificazione di messaggi e dell’inoltro, insieme a controlli sull’identità di mittente e destinatario, viene eseguita integralmente sui server dei gestori. L’email del mittente viene presa in carico dal gestore che ne controlla la conformità del messaggio con gli standard della posta elettronica certificata.

Se la verifica ha esito positivo, il messaggio passa al gestore del destinatario, il quale effettua una seconda verifica sul messaggio. Il mittente riceve quindi un’e-mail di notifica relativa all’accettazione del messaggio da parte dei server del destinatario. Se anche la seconda verifica va a buon fine, il messaggio arriva all’utente finale. In questo istante, il mittente riceverà un’e-mail di notifica relativa alla consegna del messaggio.

La PEC ha medesimo valore legale della classica raccomandata cartacea con avviso di avvenuta consegna; quindi consente l’opposizione a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005). Oltre a certificare l’avvenuta trasmissione con funzione di marcatempo e certificandone la data, la funzione di firma digitale certifica anche il contenuto della comunicazione. Saranno inoltre presenti gli allegati e gli header del messaggio con destinatari, oggetto, indirizzi cc e ccn. Rispetto alla trasmissione, oltre a certificare l’invio e la ricezione da parte del server del nodo destinatario della comunicazione, esiste la possibilità di certificare anche la notifica di lettura del messaggio. Altro vantaggio è dato dal fatto che l’invio può essere eseguito sia con un PC tradizionale che con dispositivi mobili quali smartphone e tablet.

Fino a qualche anno fa era possibile aprirla tramite servizi statali centrali con posta certificata gov, mentre ora bisogna obbligatoriamente fare riferimento a servizi PEC privati (Aruba, ecc.). La forte diffusione della Posta Elettronica Certificata è stata anche favorita da offerte a prezzo contenuto soprattutto per professionisti e business. In termini di costi, la PEC può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’inoltro di messaggi illimitati.

Per inviare una PEC in seguito all’attivazione della propria casella, ci si comporta come per la normale casella di posta elettronica. A differenza della mail tradizionale, nella casella PEC si riceveranno, dopo l’invio di messaggi, anche delle vere e proprie ricevute elettroniche che dovranno essere conservate secondo la specifica legislazione sulla conservazione dei documenti digitali. Le ricevute attesteranno, con opponibilità a terze persone, l’avvenuta spedizione di posta elettronica certificata e la relativa consegna al destinatario. L’utilizzo del digitale aiuta soprattutto nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro e dovrei dimostrare in giudizio che quello che ho ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione (integrità e immodificabilità del documento informatico).

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La posta certificata gov chiude

Il servizio di Posta Certificata per comunicazioni tra cittadini e pubbliche amministrazioni ha chiuso integralmente a cavallo tra 2014 e 2015, facendo convergere tutte gli invii di PEC e messaggi su sistemi di posta elettronica certificata standard. I messaggi inviati non sono ormai più visibili all’utente possessore della vecchia casella gov.

I costi e le offerte

In dipendenza dal piano PEC sottoscritto e delle offerte proposte dal libero mercato, la casella PEC acquistata può avere più o meno spazio come capacità e un numero di invii limitato/illimitato su base giornaliera. Inoltre, anche potrebbe avere anche la capacità di ricevere messaggi da indirizzi mail tradizionali e finanche il servizio di notifica via SMS e la caratteristica di vero e proprio archivio.

I prezzi variano molto. Le caselle di posta certificata per cittadini privati sono quasi sempre al di sotto di 10€/ anno, mentre quelle per professionisti e aziende possono arrivare anche a superare i 65€/ anno. Tra le due voci di spesa ci sono tantissimi piani intermedi che si differenziano in base ai criteri su menzionati. Tutte le caselle e i gestori pongono scadenza annuale con tacito rinnovo e in alcuni casi, possono mettere a disposizione dell’utente un periodo di prova gratuito.

Caselle di posta elettronica certificata non esistono più. Come detto fino al 2014 era attivo il servizio di Posta Certificat@ offerto dall’autorità centrale italiana che permetteva di fare inoltri agli enti e alle PA italiane. Il servizio è stato reso non più disponibile a causa dello scarsissimo utilizzo e per la mancanza di fondi strutturali.

Tu che hai letto questo articolo, sei…
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È importante sottolineare che la PEC non è obbligatoria per i cittadini, ma solo consigliata. È invece obbligatoria per le aziende e le ditte individuali che, partendo dal gennaio 2014, devono inserire almeno un indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese usando l’apposito modulo online (serve la firma digitale).

pec infografica

Ricevute di accettazione e consegna

Ricevuta di accettazioneLa ricevuta di accettazione viene sottoscritta con la firma del gestore della casella PEC.
Ricevuta di avvenuta consegnaLa ricevuta di avvenuta consegna viene emessa dal server del gestore di consegna al mittente nel momento in cui la PEC giunge alla casella del destinatario

Nel dettaglio esistono 3 diverse tipologie di avvenuta consegna: ricevuta completa (solitamente la standard), breve e infine quella sintetica.

  1. La Ricevuta Completa è costituita da un messaggio di posta elettronica inviato al mittente, che riporta in chiaro i dati di certificazione (mittente, destinatario, oggetto, data e ora di avvenuta consegna, codice identificativo del messaggio). I medesimi vengono trascritti in un file XML unito alla ricevuta. Per le consegne relative ai destinatari del messaggio, la ricevuta di avvenuta consegna contiene anche il messaggio originale e allegati (se presenti).
  2. La ricevuta breve ha lo scopo di ridurre i flussi di trasmissione della Posta Elettronica Certificata in caso di mole di dati consistente. La ricevuta breve ha al suo interno il messaggio originario con gli hash crittografati degli eventuali allegati. Per consentire il controllo dei contenuti inviati, il mittente deve conservare gli originali non modificati degli allegati inseriti nel messaggio originale a cui gli hash fanno capo. La ricevuta breve può essere richiesta dal mittente utilizzando appositi client di posta capaci di formare il messaggio di Posta Elettronica Certificata.
  3. La ricevuta sintetica è molto simile alla ricevuta completa con l’unica differenza che l’allegato ha solo file XML con dati di certificazione descritti. La ricevuta sintetica è particolarmente utile per i servizi che includono la Posta Elettronica Certificata come strumento di trasporto a supporto di una forte automazione dei flussi di comunicazione. Anche questo tipo di ricevuta può essere richiesta dal mittente utilizzando un client di posta capace di formare il messaggio di Posta Elettronica Certificata come specificato dall’allegato del D.M. 2 novembre 2005.
Francesca Lombardi / Caporedattore
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Commento: 1
  1. Francesco

    Articolo completo e interessante. Grazie delle informazioni

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